Jak przygotować biuro do mycia okien i przeszkleń: dostęp, godziny, stanowiska przy oknach
Strona główna / Aktualności / Jak przygotować biuro do mycia okien i przeszkleń: dostęp, godziny, stanowiska przy oknach
Strona główna / Aktualności / Jak przygotować biuro do mycia okien i przeszkleń: dostęp, godziny, stanowiska przy oknach
Mycie okien w biurze trwa krócej, gdy ekipa po przyjeździe od razu bierze się za szyby. Zanim to nastąpi, ktoś musi ustalić z firmą zakres, wybrać porę, uprzedzić zespół i opróżnić parapety. Ten poradnik prowadzi office managera przez te kroki: od listy przeszkleń, przez godziny i stanowiska przy oknach, po odbiór pracy.
Jeśli zakres masz już ustalony, możesz od razu zamówić mycie okien i przeszkleń. Jeśli nie, zacznij od pierwszej sekcji, bo od listy powierzchni zależy wszystko, co dzieje się dalej.
Zakres zlecenia mycia okien to lista powierzchni do umycia, stron szyby, elementów dodatkowych i warunków dostępu, którą biuro i firma uzgadniają przed terminem. Samo „umyjcie okna” każda strona rozumie po swojemu. Ty myślisz o szybach razem z ramami i szklanymi drzwiami do sali, a wykonawca wycenia tylko szyby w oknach zewnętrznych.
Od tej listy zależy wycena i plan dnia, a przygotowanie budynku i biura wpływa na cenę i termin realizacji. Koszt mycia okien liczy się przede wszystkim od powierzchni szyb, a w niektórych sytuacjach także od rodzaju okien. Ekipa, która na miejscu odkrywa dodatkowe przeszklenia albo zastawione parapety, albo zostaje dłużej, albo część pracy przechodzi na kolejny termin. Dlatego zakres spisz, zanim poprosisz o ofertę.
Najpierw ustal, co dokładnie ma zostać umyte. W biurze szkło jest nie tylko w oknach. Przejdź przez biuro z kartką i zapisz każdy rodzaj przeszklenia osobno:
Mycie okien i pielęgnację powierzchni szklanych, czyli drzwi, ścianek i witryn, wykonujemy cyklicznie albo doraźnie. Przy przegrodach dopisz, czy myjemy je z obu stron. Ścianka sali spotkań ma dwie strony, a każda z nich to osobna powierzchnia w wycenie.
Tylko wtedy, gdy wpiszesz je do zlecenia. Ramy, profile i parapety to osobne elementy, a w ofertach bywają liczone osobno albo pomijane. Zaznacz, czy chodzi o parapety wewnętrzne, zewnętrzne czy oba rodzaje.
Jeśli w oknach są żaluzje, dopisz je od razu. Czyszczenie żaluzji jest w naszej ofercie mycia okien, ale w zleceniu musi być napisane, że mają być umyte.
Można. Wtedy w zleceniu stoi wprost „szyby od wewnątrz”, a zewnętrzną stronę szyb organizuje zarządca budynku. Przy oknach otwieranych obie strony szyby są zwykle dostępne ze środka. Przy szybach nieotwieranych z wnętrza da się umyć tylko stronę wewnętrzną.
Zapisz więc przy każdym pomieszczeniu dwie rzeczy: czy okno się otwiera i które strony szyby mają być umyte. To odpowiedź na pytanie, czy wszystkie powierzchnie są dostępne do mycia.
Myjemy okna standardowe do wysokości 3 metrów i okna dachowe. Jeśli w biurze są przeszklenia wyższe, na przykład w holu, na antresoli albo w pomieszczeniu z wysokim stropem, napisz o tym przed wyceną. Przy oknach dachowych podaj, w których pomieszczeniach są i czy da się do nich podejść bez przestawiania mebli.
Szyby powyżej tej wysokości i elewacja budynku to prace na wysokości, które mają w przepisach BHP osobne wymagania (opisuje je publikacja PIP o pracach na wysokości). W biurowcach takie mycie zamawia zwykle zarządca budynku u wyspecjalizowanej firmy. Zapytaj administrację, kiedy jest zaplanowane, wtedy mycie okien od środka możesz ustawić w podobnym terminie.
Wszystkie ustalenia zbierz w jednym krótkim opisie i wyślij go firmie przed wyceną. Wystarczy kilka punktów: pomieszczenia i rodzaje przeszkleń, strony szyby, ramy, parapety i żaluzje, wysokie albo trudno dostępne okna, proponowany termin i pora. Ten sam opis wyślij każdej firmie, od której chcesz ofertę, wtedy porównujesz ten sam zakres.
Zanim zaakceptujesz ofertę, sprawdź, czy wymienia wszystkie powierzchnie z Twojej listy, czy zapisuje, czego zlecenie nie obejmuje, i czy potwierdza termin. Zapis o wyłączeniach chroni obie strony, bo przy odbiorze nikt nie musi się domyślać, co było w umowie. Gotowy zakres możesz od razu przesłać nam przez stronę mycie okien i przeszkleń.
To najważniejsza decyzja organizacyjna, bo od niej zależy, ile musisz przygotować. Mycie w pustym biurze oznacza, że ekipa ma dostęp do każdego okna naraz. Mycie w trakcie pracy oznacza, że ktoś przez chwilę nie siedzi przy swoim biurku, a sala spotkań przy oknach jest na ten czas zajęta przez ekipę.
Grafik dopasowujemy do godzin pracy biura: wcześnie rano, wieczorem, a gdy trzeba, także w weekendy. Przy takiej porze pracownicy zastają rano umyte szyby i nie muszą niczego przestawiać w ciągu dnia. Porównanie kosztów, bezpieczeństwa i wygody obu wariantów opisaliśmy we wpisie o tym, czy wybrać sprzątanie biura w godzinach pracy czy po godzinach, a te same argumenty dotyczą mycia okien.
Jeśli mycie musi się odbyć w dzień, prowadź je strefami: najpierw pomieszczenia, z których akurat nikt nie korzysta, potem kolejne. Organizację mycia okien w działającym biurze zmieniają zwykle trzy rzeczy:
Mycie okien możesz połączyć z dowolnym rodzajem sprzątania. Przy stałej obsłudze biura mycie okien ustalamy jako usługę dodatkową w zakresie, razem z harmonogramem sprzątania. Opis stałej obsługi znajdziesz na stronie o sprzątaniu abonamentowym biur.
Przy jednorazowym zleceniu, na przykład przed ważnym spotkaniem albo po odświeżeniu wnętrz, mycie szyb możesz dołożyć do sprzątania biur w Warszawie w tym samym terminie. Całe biuro jest wtedy sprzątane jednego dnia, a Ty umawiasz jedną wizytę zamiast dwóch.
Dlaczego warto przygotować się do mycia okien? Bo ekipa ma zaplanowany czas na mycie szyb, a przestawianie rzeczy wydłuża wizytę. Jeśli przy oknie stoi biurko z monitorami, a na parapecie doniczki i segregatory, każdą z tych rzeczy trzeba najpierw zdjąć, a potem odstawić na miejsce. Przygotowanie wnętrza do mycia okien zacznij więc od listy stanowisk, które stoją bezpośrednio przy szybach, i od rozmowy z osobami, które przy nich pracują.
Wystarczy jedna wiadomość do zespołu kilka dni przed terminem: kiedy przychodzi ekipa, które pomieszczenia myje i co każdy ma zabrać ze swojego parapetu. Co zyskujesz dzięki przygotowaniu? Ekipa od razu zaczyna mycie, cały zakres mieści się w umówionym czasie, a rzeczy pracowników nie zmieniają miejsca bez ich wiedzy.
Biurka dosunięte do okna odsuń na tyle, żeby dało się swobodnie stanąć przy szybie. Krzesła i kosze najlepiej zabrać spod okien całkiem.
Parapet w biurze często służy za półkę. Przed myciem powinien być pusty, a najbardziej pilnuj trzech rodzajów rzeczy:
Jeśli na parapecie stoi coś, czego nie wolno ruszać, na przykład urządzenie podłączone na stałe, powiedz o tym firmie przy ustalaniu zakresu.
Osłony okienne zasłaniają szybę, więc w dniu mycia muszą być podniesione albo odsunięte. Rolety i żaluzje podnieś do góry, zasłony odsuń na bok albo zdejmij, jeśli wiszą tuż przy szybie. Najprościej poprosić osobę, która dzień wcześniej ostatnia wychodzi z pomieszczenia, żeby to zrobiła.
Jeśli żaluzje też mają być czyste, wpisz je do zlecenia. Czyszczenie żaluzji jest w naszej ofercie razem z myciem okien, więc oba zadania mieszczą się w jednej wizycie. Przy roletach zewnętrznych i żaluzjach fasadowych sterowanych centralnie ustal z administracją budynku, kto i kiedy je podnosi.
Wyznacz jedną osobę z biura, która w dniu mycia odpowiada za kontakt z ekipą. Zwykle jest to office manager, a przy myciu poza godzinami pracy osoba, która ma klucze i zna kod alarmu. Ta osoba wpuszcza ekipę albo przekazuje dostęp, pokazuje pomieszczenia z listy i odpowiada na pytania na miejscu.
Firmie podaj imię, nazwisko i telefon tej osoby, a jej przekaż numer do firmy i godzinę przyjazdu. Jeśli mycie odbywa się rano albo wieczorem, ustalcie wcześniej, jak ekipa wejdzie do budynku i jak zamknie biuro po pracy. Przy stałej współpracy opiekę nad zleceniem sprawuje koordynator, więc w kolejnych terminach masz po stronie firmy jedną osobę do takich ustaleń.
Daj osobie kontaktowej listę z zakresem zlecenia. Wtedy na miejscu nie zgaduje, czy szklane drzwi do sali są w zamówieniu, i od razu może potwierdzić, że ekipa zrobiła wszystko z listy.
W biurowcu wejście ekipy sprzątającej po godzinach zwykle wymaga zgłoszenia na recepcji albo w ochronie. Zapytaj administrację budynku, jak to wygląda u Was, i zgłoś z wyprzedzeniem termin, godziny oraz nazwę firmy. Dowiedz się też, gdzie ekipa może zaparkować albo wyładować sprzęt i czy jest winda towarowa.
Przy okazji zapytaj, kiedy zarządca planuje mycie elewacji i szyb od zewnątrz. Jeśli zamawiasz mycie tylko od wewnątrz, oba terminy ustaw blisko siebie, żeby szyby były czyste z obu stron w tym samym czasie.
Ustal to przy zamówieniu, bo od tego zależy, co biuro ma przygotować. Gdy firma przyjeżdża z własnymi środkami, po Twojej stronie zostaje tylko dostęp do okien. Gdy usługa jest wykonywana na środkach klienta, lista rzeczy do przygotowania jest dłuższa.
Na naszej liście środków do sprzątania biura na środkach klienta są między innymi płyn do mycia szyb, ściereczki z mikrofibry, ręcznik papierowy oraz drabina lub podest do mycia powierzchni powyżej 180 cm i mycia okien. Pełną listę znajdziesz na stronie o sprzątaniu jednorazowym biur. Jeśli w biurze nie ma drabiny ani podestu, powiedz o tym przy zamówieniu.
Woda i prąd: czy są potrzebne? Do mycia szyb potrzebny jest dostęp do wody, w biurze zwykle z kuchni albo łazienki. Pokaż ekipie, skąd może ją brać i gdzie wylać zużytą. Przy myciu po godzinach upewnij się, że te pomieszczenia nie będą zamknięte.
Przygotowanie biura do mycia okien to uzgodnienie z firmą zakresu, terminu i dostępu oraz uprzątnięcie stref przy oknach przed przyjazdem ekipy. Rozłożone na kilka dni zajmuje niewiele czasu, a w dniu mycia nikt nie biega z doniczkami. Tabela zbiera zadania w kolejności.
| Kiedy | Co zrobić | Kto |
|---|---|---|
| Przed zamówieniem | Spisać przeszklenia, strony szyby, ramy, parapety, żaluzje i wysokie okna | Office manager |
| Tydzień przed | Potwierdzić termin i porę, zgłosić ekipę w administracji budynku | Office manager |
| Tydzień przed | Zablokować w kalendarzu sale spotkań przy oknach | Office manager |
| Kilka dni przed | Wysłać zespołowi informację o terminie i prośbę o puste parapety | Office manager |
| Dzień przed | Opróżnić parapety, odsunąć biurka i elektronikę od szyb, schować dokumenty | Pracownicy przy oknach |
| Dzień przed | Podnieść rolety i żaluzje, odsunąć zasłony | Ostatnia osoba w pomieszczeniu |
| W dniu mycia | Wpuścić ekipę, pokazać pomieszczenia i dostęp do wody | Osoba kontaktowa |
| Po myciu | Obejrzeć szyby z listy i zgłosić poprawki | Osoba kontaktowa |
Jeśli w zakresie są szyby od zewnątrz, w dniu mycia sprawdź też prognozę. Przy ulewie albo mrozie lepiej przełożyć tę część zlecenia.
Odbiór zrób od razu po zakończeniu pracy, najlepiej przy świetle dziennym. Osoba kontaktowa przechodzi z listą zakresu przez pomieszczenia i sprawdza, czy umyto wszystko, co było w zleceniu: szyby z ustalonych stron, ramy i parapety, drzwi szklane, przegrody i żaluzje.
Patrz na szybę pod kątem i pod światło, bo tak najlepiej widać smugi i zacieki. Jeśli widzisz smugę, sprawdź, po której stronie szyby jest, zanim ją zgłosisz. Prosty test opisaliśmy we wpisie jak umyć okna bez smug.
Drobne poprawki zgłoś od razu ekipie na miejscu, a jeśli mycie odbyło się pod nieobecność zespołu, zrób zdjęcia rano i wyślij je firmie. Przy stałej obsłudze odbiór mycia okien wpisz w regularną kontrolę jakości, którą opisujemy we wpisie o tym, jak przeprowadzić audyt jakości sprzątania biura. Uwagi z odbioru zapisz przy zakresie zlecenia, przydadzą się przy kolejnym terminie.
Tak, ale przygotowanie jest proste. Parapety mają być puste, biurka i elektronika odsunięte od szyb, dokumenty schowane, a rolety i żaluzje podniesione. Najlepiej zrobić to dzień wcześniej.
Wskaż je przed wyceną i opisz, co utrudnia dostęp: wysokość, meble przed oknem albo szybę, która się nie otwiera. Myjemy okna standardowe do wysokości 3 metrów i okna dachowe. Wyższe szyby i elewację organizuje zwykle zarządca budynku u firmy pracującej na wysokości.
Mycie okien najczęściej zamawiane jest wiosną i przed świętami, więc w tych okresach termin warto rezerwować wcześniej niż zwykle. Jeśli mycie ma się odbyć poza godzinami pracy biura, wcześniejszy kontakt daje większy wybór dnia i pory.
Nie. Mycie można zaplanować wcześnie rano, wieczorem albo w weekend, gdy biuro jest puste, albo prowadzić strefami, pomieszczenie po pomieszczeniu. Wystarczy, że na czas mycia nikt nie pracuje przy biurku tuż pod myjoną szybą.
Przede wszystkim od powierzchni szyb, a w niektórych sytuacjach także od rodzaju okien. Na wycenę wpływa też zakres, czyli to, czy w zleceniu są ramy, parapety, żaluzje i przeszklenia wewnętrzne, dlatego przed wyceną warto przesłać listę powierzchni.
Na czas mycia ścianki od strony sali tak, bo przegrodę myje się z obu stron. Najprościej zarezerwować salę dla ekipy na ten czas albo umówić mycie przegród poza godzinami spotkań.
